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Such dir einen Prozess aus, den jemand in deinem Team jede Woche wiederholt: Ein neuer Lead kommt herein, eine Rechnung trifft ein, eine neue Mitarbeiterin fängt an, ein Bericht geht raus. Schreibe jeden Schritt auf, wer ihn ausführt, in welcher App er stattfindet und was schiefgehen kann. Diese schriftliche Liste ist der eigentliche Anfang der Automatisierung, und sie ist der Teil, den man am leichtesten überspringt.
Die Arbeit übernehmen dann zwei Arten von Tools. Regelbasierte Automatisierungsplattformen verschieben Daten zwischen Apps, sobald ein Auslöser feuert: vorhersehbar, schlank im Betrieb und leicht zu prüfen. KI-Agenten übernehmen die Schritte, die Lesen und Urteilen verlangen, etwa eine E-Mail einzuordnen, Felder aus einer Rechnung mit unbekanntem Layout zu ziehen oder eine Antwort zu entwerfen. Die meisten funktionierenden Lösungen mischen beides: Regeln für das Gerüst und ein Modell nur dort, wo Regeln an ihre Grenzen kommen.
Die ehrlichen Grenzen liegen im Betrieb. Automatisierungen scheitern unbemerkt, wenn eine App einen Feldnamen ändert. Agenten machen bei ungewöhnlichen Fällen selbstsichere Fehler. Alles, was Geld überweist, Kunden anschreibt oder Datensätze löscht, braucht einen Freigabeschritt und ein Protokoll. Plane eine Person ein, die jede Automatisierung verantwortet, ihre Läufe prüft und sie abschalten kann. Fang mit einem Prozess an, miss die gesparten Stunden und geh dann zum nächsten über.
Für wen dieser Guide ist Verantwortliche für den Betrieb, Gründer, Office-Manager und technisch interessierte Teammitglieder, die sich wiederholende Arbeit zwischen Geschäfts-Apps loswerden wollen, mit oder ohne Entwickler an der Seite.
Diese Auswahl folgt der Reihenfolge eines ersten Projekts: den Prozess zeichnen, ihn auf einer Plattform bauen, ihn mit Dokumentdaten füttern. Die Einträge aller drei beschreiben die Nutzung ohne Programmieren.
Beschreibe einen wöchentlichen Prozess in einem Prompt und korrigiere das erzeugte Flussdiagramm gemeinsam mit der Person, die die Arbeit macht.
Baue die ersten drei Schritte als Workflow mit einem Auslöser nach und teste ihn mit echten Beispieldaten.
Leite zehn echte Dokumente weiter, nenne die Felder, die du brauchst, und vergleiche die extrahierten Werte mit den Originalen.
Du dokumentierst den aktuellen Prozess so, wie er tatsächlich abläuft: Auslöser, Schritte, Entscheidungen, Beteiligte, Apps, Ausnahmen und die weitergegebenen Daten. Ein Flussdiagramm oder eine aufgezeichnete Schrittfolge zeigt, wo Regeln genügen und wo Urteilsvermögen gefragt ist.
Wandelt einen beschriebenen Prozess mit einem einzigen Prompt in ein strukturiertes Flussdiagramm um, auf einem Board, das das Team gemeinsam bearbeiten kann.
Gemeinsames Whiteboard für Diagramme, Flowcharts, Mindmaps und Wireframes, mit KI-Erzeugung aus einem Prompt.
Gibt einem Team eine gemeinsame Arbeitsfläche für die Abbildung von Prozessen und Systemen, mit KI, die aus dem Inhalt eines Boards Diagramme erzeugt.
Gemeinsame visuelle Arbeitsfläche für Diagramme, Whiteboards und Planung, mit KI-Generierung, Workflows und einem MCP-Server.
Entwirft ein Flussdiagramm aus einer getippten Beschreibung, einem hochgeladenen Dokument oder einem eingefügten Transkript und hält es als Text bearbeitbar.
Diagramm-Tool, das aus Prompts, Dokumenten oder Mermaid-Code Flussdiagramme und Systemdiagramme erstellt.
Zeichnet jede Interaktion auf, während du dich durch einen Prozess klickst, und erstellt dazu einen nummerierten Schritt mit Screenshot.
Zeichnet einen Ablauf auf, während du ihn durchklickst, und macht aus der Aufnahme eine Schritt-für-Schritt-Anleitung oder interaktive Tour.
Du baust den abgebildeten Prozess als Workflow nach: ein Auslöser, dann eine Kette von Aktionen über deine Apps hinweg, mit Filtern und Verzweigungen. Du testest ihn mit echten Beispieldaten und behandelst die Fehlerpfade, bevor du ihn einschaltest.
Führt mehrstufige Workflows, genannt Zaps, über verbundene Apps aus, sobald ein gewählter Auslöser eintritt, ohne Code.
Automatisierungsplattform, die über 9.000 Apps verbindet und mit der Teams ohne Code KI-Workflows, Agenten und Chatbots bauen.
Legt jede Automatisierung als verbundene Module auf einer Arbeitsfläche an, mit Routern und Filtern, um den Ablauf zu verzweigen.
Visuelle Automatisierungsplattform für Workflows und KI-Agenten mit über 3.000 App-Integrationen.
Verbindet eine visuelle Workflow-Arbeitsfläche mit JavaScript- und Python-Schritten und lässt sich auf der eigenen Infrastruktur selbst hosten.
Plattform zur Workflow-Automatisierung, mit der sich KI-Agenten und Automatisierungen visuell bauen lassen, mit Code-Schritten und Self-Hosting.
Der Workflow Builder automatisiert wiederkehrende Aufgaben wie Freigaben und Statusmeldungen, aufgebaut durch Klicken durch die Schritte oder durch Beschreiben des Ablaufs.
Messaging-Plattform für Teams mit Kanälen, Huddles, Workflow-Automatisierung und integrierter KI wie Slackbot und KI-Suche.
Verschiebt Arbeit zwischen Menschen, Agenten und verbundenen Apps nach Regeln, die auf den Boards festgelegt sind, auf denen das Team sie verfolgt.
Plattform für Arbeitsmanagement, auf der Teams Projekte in Boards führen und Aufgaben an konfigurierbare KI-Agenten übergeben.
Manche Schritte lassen sich nicht als feste Regeln schreiben: eine frei formulierte Anfrage lesen, entscheiden, zu welcher Kategorie ein Fall gehört, eine Zusammenfassung schreiben. Hier konfigurierst du einen Agenten mit Anweisungen, Wissensquellen, erlaubten Tools und Grenzen.
Lets non-developers lay out an agent's steps on a visual canvas, test it in the same window and choose among many models.
No-Code-Plattform zum Entwerfen, Bauen und Bereitstellen von KI-Agenten, mit Zugang zu mehr als 200 Modellen.
Wandelt hochgeladene Verfahrensanweisungen in prüfbare Regeln um und entscheidet anhand eines Konfidenzwerts, wann ein Agent handelt und wann ein Mensch den Fall übernimmt.
Plattform, die dokumentierte Geschäftsprozesse in KI-Agenten für Rechnungen, Schadensfälle, Bestellungen und andere Backoffice-Aufgaben verwandelt.
Creates agents with an assigned role, model and connectors, with policies that cap the budget and tools a team may use.
Workspace, um autonome KI-Agenten mit Gedächtnis, Budgets und Governance einzusetzen, auf über 250 Modellen.
Baut aus einer Beschreibung in normaler Sprache einen eigenen Agenten und legt für jeden Lese-, Erstellungs- und Bearbeitungsrechte fest.
Plattform für Arbeitsmanagement, auf der Teams Projekte in Boards führen und Aufgaben an konfigurierbare KI-Agenten übergeben.
Viele Prozesse beginnen mit Informationen, die in einem PDF, einem gescannten Formular, einem E-Mail-Text oder einer Webseite stecken. Diese Phase macht daraus strukturierte Felder, die ein Workflow nutzen kann: Beträge, Daten, Namen, Positionen.
Extrahiert die Felder, die du benennst, aus PDFs, E-Mails und Scans und überträgt die Ergebnisse an Google Sheets, Webhooks oder andere verbundene Apps.
KI-Software zum Auslesen von Dokumenten: extrahiert strukturierte Daten aus PDFs, E-Mails, Scans und Bildern und leitet sie an andere Apps weiter.
Verwandelt eine Webseite anhand einer Beschreibung der Felder in einfachem Englisch in eine strukturierte Tabelle und exportiert die Zeilen nach Sheets, Airtable oder Notion.
KI-Web-Scraper als Browser-Erweiterung, der Seiten ohne Selektoren und ohne Code in strukturierte Tabellen verwandelt.
Scrapt eine URL über eine API und liefert Daten in der Form eines von dir vorgegebenen JSON-Schemas, etwa Produktlisten oder Kontaktdaten.
Web-Daten-API, die Websites durchsucht, ausliest, crawlt und bedient und für KI-Anwendungen saubere Ausgaben liefert.
Führt eine fertige Vorlage oder eine vom Assistenten gebaute Aufgabe in der Octoparse-Cloud aus und exportiert die Ergebnisse in Dateien, Datenbanken oder Google Sheets.
No-Code-Plattform für Web Scraping mit fertigen Vorlagen, KI-Assistent, Cloud-Extraktion sowie API- und MCP-Zugang.
Liefert über OCR-APIs strukturiertes JSON mit Positionen aus Belegen und Rechnungen, mit zusätzlichen Prüfungen, die Duplikate und Manipulationen markieren.
OCR-APIs und Capture-SDKs, die Belege, Rechnungen, Schecks und andere Dokumente in strukturierte Daten umwandeln und Betrug melden.
Postfächer und Kalender sind der Ort, an dem sich viel wiederkehrende Arbeit abspielt: eingehende Mails sortieren, Standardfragen beantworten, Antworten nachverfolgen, Termine finden. Du legst Regeln für die Vorsortierung fest und entscheidest, welche Antworten ohne Prüfung gesendet werden dürfen.
Applies rules described in plain English to new mail, such as labeling or archiving, and drafts replies in a style learned from your sent emails.
KI-E-Mail-Client für Gmail-Konten, der den Posteingang ordnet, Antworten entwirft, Mails durchsucht und per Prompt Termine plant.
Beantwortet Mails im gemeinsamen Postfach aus deinen FAQs und Dokumenten, hält Entwürfe zunächst zur Freigabe zurück und gibt ungewöhnliche Nachrichten an einen Menschen weiter.
KI-E-Mail-Agent, der Nachrichten in persönlichen und gemeinsamen Postfächern entwirft, sendet, weiterleitet und nachverfolgt.
Gibt Eingeladenen einen Link, um aus verbundenen Kalendern einen freien Termin zu buchen, sendet Erinnerungen und leitet qualifizierte Leads an das passende Teammitglied weiter.
Terminsoftware mit KI-E-Mail-Assistent, Notetaker, Kontaktprofilen und integrierten Zahlungen.
Prüft verbundene Kalender auf Konflikte, verteilt Meetings im Round-Robin-Verfahren und sendet rund um jede Buchung automatische Erinnerungen und Nachfassnachrichten.
Offene Terminplattform mit Buchungslinks, Team-Routing, einer API und dem Telefon-Agenten Cal.ai.
Manche Systeme haben keine API und keine Integration: ein altes Lieferantenportal, eine Behördenseite, ein internes Web-Tool. Hier bedient ein Bot oder Agent die Oberfläche wie ein Mensch, klickt, tippt und kopiert Ergebnisse.
Carries out a described workflow on a dedicated always-on computer, on a schedule, and pauses for sign-off before critical actions.
KI-Agent, der auf einem eigenen, dauerhaft laufenden Computer geplante Workflows mit mehreren Schritten ausführt.
Plans and performs a task inside a sandboxed virtual computer with internet access and can operate a browser.
Autonomer KI-Allzweck-Agent, der Aufgaben in einem eigenen virtuellen Computer in einer Sandbox plant und ausführt und fertige Arbeit liefert.
Die Funktion Interact bedient eine geladene Seite per Prompt oder Code und führt Klicks, Formulareingaben, Scrollen und Tastendrücke aus.
Web-Daten-API, die Websites durchsucht, ausliest, crawlt und bedient und für KI-Anwendungen saubere Ausgaben liefert.
Gibt es keinen fertigen Konnektor oder braucht ein Agent kontrollierten Zugriff auf deine Systeme, schreibt jemand eine kleine Integration: einen API-Aufruf, einen Webhook, einen Code-Schritt in einem Workflow oder einen MCP-Server, der Assistenten Tools zur Verfügung stellt.
Nimmt JavaScript oder Python in einem Workflow entgegen und bietet eigene API-Verbindungen für Dienste ohne vorgefertigten Node.
Plattform zur Workflow-Automatisierung, mit der sich KI-Agenten und Automatisierungen visuell bauen lassen, mit Code-Schritten und Self-Hosting.
Über Zapier MCP können KI-Assistenten wie Claude, ChatGPT und Cursor unter festgelegten Berechtigungen Aktionen in verbundenen Apps ausführen.
Automatisierungsplattform, die über 9.000 Apps verbindet und mit der Teams ohne Code KI-Workflows, Agenten und Chatbots bauen.
Verbindet Agenten mit MCP-Servern aus einem Katalog und verwaltet OAuth, Zugangsdaten und Sitzungen im Auftrag der Entwickler.
Registry und Verbindungsschicht, die KI-Agenten mit MCP-Servern verknüpft und OAuth sowie Zugangsdaten verwaltet.
Gives developers one integration for email, calendar and contacts across Gmail, Microsoft and IMAP providers.
APIs für Entwickler zu E-Mail, Kalender, Terminplanung und Meeting-Notizen, dazu gehostete Postfächer für KI-Agenten.
Eine laufende Automatisierung braucht Aufsicht: Laufprotokolle, Warnungen bei Fehlern, Freigabestufen für riskante Aktionen und eine Aufzeichnung, was getan wurde und warum. Du prüfst Ausnahmen regelmäßig und schaltest Workflows ab, für die niemand zuständig ist.
Runs processes as workflows with approvals, conditional branches and a required step order, and records each step for audits.
Plattform für Compliance-Abläufe, die Richtlinien und SOPs in durchgesetzte, KI-gestützte Workflows mit Prüfpfad verwandelt.
Make Grid bildet alle Automatisierungen und Agenten einer Organisation ab, sodass Abhängigkeiten und Nutzung an einer Stelle sichtbar sind.
Visuelle Automatisierungsplattform für Workflows und KI-Agenten mit über 3.000 App-Integrationen.
Die Plattform LangSmith zeichnet jeden Schritt eines Agentenlaufs zum Debuggen auf und führt Auswertungen mit Warteschlangen für menschliches Feedback durch.
Open-Source-Frameworks für Agenten plus die Plattform LangSmith zum Nachverfolgen, Bewerten und Bereitstellen von KI-Agenten.
Bei gängigen Apps meist nicht. No-Code-Plattformen verbinden Tausende Dienste über einen Auslöser und ein paar Aktionen, und mehrere bauen einen Workflow aus einer schriftlichen Beschreibung. Technische Hilfe brauchst du wahrscheinlich, wenn ein System keine Integration hat, wenn Daten aufwendig umgewandelt werden müssen oder wenn eine Sicherheitsprüfung nötig ist. Den Prozess klar abzubilden, kann dir kein Entwickler abnehmen.
Nimm Regeln, wann immer sich der Schritt als „wenn dies, dann das“ schreiben lässt. Sie sind vorhersehbar und leicht zu prüfen. Setze einen Agenten nur bei Schritten ein, die Lesen oder Urteilen verlangen, etwa bei einer frei formulierten E-Mail oder einem Dokument mit wechselndem Layout. Ein bewährtes Muster: Regeln für den Ablauf, ein Modell für den unklaren Schritt und ein Mensch für Fälle mit geringer Sicherheit.
Das hängt davon ab, was auf dem Spiel steht und wie gut der Agent unter Aufsicht gearbeitet hat. Deshalb bieten die Tools in diesem Guide Prüfmodi, Freigabepunkte und Schwellenwerte für die Sicherheit. Beginne mit Entwürfen, die ein Mensch freigibt, miss, wie oft sie korrigiert werden müssen, und erlaube erst dann den automatischen Versand für Kategorien mit geringem Risiko. Zahlungen und nicht umkehrbare Aktionen gehören hinter eine menschliche Freigabe.
Wähle einen, der häufig vorkommt, stark von Regeln bestimmt, risikoarm und lästig ist: Formulareinträge in eine Tabelle kopieren, Leads zuweisen, Erinnerungen verschicken, Rechnungen ablegen. Fang nicht mit einem Prozess an, der selten ist, politisch heikel oder schlecht verstanden. Ein kleiner Erfolg, der ein paar Stunden pro Woche spart, zeigt dem Team, wie man Automatisierungen pflegt, bevor mehr davon abhängt.
Die Redaktion ordnet jedes Tool anhand seines Profils einer Phase zu. Die Liste wächst mit jedem neu veröffentlichten Profil. Alle Guides
